Politiques et pratiques de gouvernance
Entrée en vigueur : 2024-06-19
Dernière mise à jour : 2024-07-20
Voici nos pratiques de gouvernance liées au cycle de vie des renseignements personnels.
Conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels
Conservation
Les données et métadonnées collectées des commentaires dans le blog sont uniquement conservées dans la base de données du site web.
Pour les renseignements liés aux artistes participant aux évènements, les biographies sont enregistrées dans la base de données du site et les photos des artistes sont conservés sous forme de fichiers sur le site. Les renseignements liés aux artistes participant sont également enregistrés dans des fichiers infonuagiques seulement accessible aux membres du personnel de Fierté littéraire et à des agents contractuels. Les employé·e·s et des agents contractuels peuvent avoir des copies de ces renseignements sur leur(s) propre(s) appareil(s) à des fins de manipulation en vu d’atteindre l’objectif de la collecte de ces données (les présenter sur nos différentes plateformes). Finalement, les biographies et les photos des artistes peuvent se retrouver sur des réseaux sociaux et sont donc, en quelque sorte, conservées sur ces plateformes.
Notre hébergeur web (Web Hosting Canada) fait également des sauvegardes temporaires du contenu du site web (base de données et fichiers). Ces sauvegardes sont conservées pour un maximum de 14 jours.
Destruction
La destruction d’un commentaire du blog se fait par le panneau d’administration de notre site. Le commentaire est mis à la corbeille puis supprimé définitivement. Cette manipulation mettra à jour la base de données.
Pour la destructions des renseignements liés aux artistes participant aux évènements, on met d’abord la page de l’artiste concerné·e à la corbeille via le panneau d’administration du site. La page sera par la suite supprimée de manière définitive. Ensuite, les images sauvegardées sur le site concernant l’artiste seront supprimées de la médiatèque. Les informations stockés dans nos fichiers infonuagiques internes seront détruits. Puis, nous ferons notre possible pour amputer les renseignements impliqués de nos réseaux sociaux. Finalement, un message sera diffusé à tous nos employé·e·s et agents contractuels pour que les renseignements soient détruits de leur(s) machine(s) personnelles.
Notre hébergeur web (Web Hosting Canada) fait également des sauvegardes temporaires du contenu du site web (base de données et fichiers). Ces sauvegardes sont conservées pour un maximum de 14 jours.
Anonymisation
Présentement, Fierté littéraire n’a pas de raison pour anonymiser des renseignements plutôt que de les détruire.
Rôles et responsabilités des membres du personnel
Par commodité, tous les employé·e·s de Fierté littéraire ont accès aux renseignements personnels qui ont été collectés. De plus, certains agents contractuels (p. ex. un développeur web) peuvent avoir accès à vos données pendant la durée de leur contrat. Tous peuvent posséder des copies de renseignements personnels sur leur(s) propre(s) appareil(s) à des fins de manipulation en vu d’atteindre l’objectif de la collecte de ces données.
Les responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels pourraient être déléguées à tout autre membre du personnel.
Tous les employé·e·s et agents contractuels doivent supprimer les renseignements personnels qu’ils détiennent sur leur appareils personnels à la fin de leur contrat. Faute de quoi, un bris de confidentialité pourrait avoir lieu.
Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Après la réception d’une plainte, le responsable de la protection des renseignements personnels agira, si possible, conformément aux processus décrits ci-haut. Il se peut que la plainte traite d’un sujet ou d’un problème méconnu. Le cas échéant, le responsable prendra une décision permissible par la loi selon son jugement.
Claude Lalande
Responsable de la protection des renseignements personnels
CA@fiertelitteaire.ca